ALTO Laskutus Versio 1.06.79 Versio 0.96.52 22.11.2000 Copyright (c) 2000-2003 Ari Laine 1. OHJELMAN KÄYTTÖTARKOITUS JA OMINAISUUDET Ohjelma on tehty yrityksen asiakas- ja tuoterekisterien ylläpitoon ja laskutukseen. 1.1. Asiakasrekisteri Asiakkaina voi olla yrityksiä ja yksityisiä. Asiakkaalle voi antaa myös erillisen maksajan (toinen asiakas) esimerkiksi silloin, kun yritysasiakaalla on useita toimipisteitä. Asiakkaalle annettava alennus, katealennus, kohdistuu katteeseen antaen suurella katteella myytävälle tuotteelle enemmän alennusta ja pienellä katteella myytävälle vähemmän. 1.2. Tuoterekisteri Tuotteita voi olla useassa tuoteryhmässä. Ryhmän tunnuksena on kirjain, ja sille voi antaa itse nimen. Tuottelle voi tallettaa ostohinnan usealta toimittajalta. Todellinen ostohinta saadaan vähentämällä ohjehinnasta mahdollinen toimittajakohtaisen alennustaulukon mukainen ko. tuotteen alennusryhmän alennus tai suoraan annetusta nettohinnasta. Tuotteiden tuotetieto-, hinta- ja alennuspäivitykset tapahtuvat mm. sähkö- ja LVI tukkuliikkeiden käyttämässä OVT-muodossa. Tuotteen varastotilaa voi ylläpitää varastovienneillä, joissa annetaan toimittaja, päivämäärä, määrä, ja hinta. Vientien avulla lasketaan myös tuotteen keskihinta. Varastomäärä muuttuu myös lähetteiden mukaan. Laskutuksessa käytettävä myyntihinta lasketaan tarvittaessa suoritettavalla eräajolla. Ajossa ohjehinta lasketaan tärkeimmän toimittajan tuoreimmasta hintatiedosta lisäämällä siihen haluttu kate, joka voi olla kaikille sama, tai muuttua ostohinnan mukaan. Käsiteltävät tuotteet voi rajata. 1.3. Lähetteet ja laskutus Laskulle tuotteet tulostuvat toimitusjärjestyksessä tuoteryhmittäin. Laskun laskenta tapahtuu verottomilla hinnoilla. Tuotteilla voi olla eri alv-prosenntteja, joiden mukaan veron laskenta tapahtuu laskun lopussa, ja vasta loppusumma ilmoitetaan verollisena. Rivikohtaiset verolliset hinnat ovat näkyvissä. Laskun loppusummaa ei pyöristetä. Laskun tulostuksessa voidaan käyttää tyhjiä papereita tai valmiiksi painettuja arkkeja, joissa yrityksen tiedot ovat alareunassa ja ylävasemmalla. Tulostuksessa laskulle on seuraavat rajoitukset: - tuotteen määrä max 9 999 tai 99.9 - tuotteen hinta max 999 999.99 - rivin summa max 9 999 999.99 - välisumma max 99 999 999.99 - loppusumma max 99 999 999.99 1.4. Laskutuksen seuranta 1.5. Tiivistelmä - useita tuoteryhmiä - useita alv-luokkia - useita toimittajia - tuote-/hinta-/alennuspäivitykset OVT-muodossa - varastomäärän ja keskihinnan ylläpito - myyntihinnan erälaskenta lisäämällä ostohintaan haluttu kate - kate voi muuttua ostohinnan mukaan - asiakaskohtainen alennus kohdistuu katteeseen - lasku tuoteryhmittäin eriteltyinä - tulostus tyhjälle tai yrityksen tiedot sisältävälle arkille 2. TOIMINNAT 2.1. VALIKKO Tiedosto Asiakkaat Asiakastiedot Parametrit Yrityskohtaiset tiedot Raportit Raportit edellisista Tietokanta Lopetus Ohjelman lopettaminen Lähetteet Lähetteet Lähetteiden käsittely ja tulostus Laskut Tehdyt laskut Raportit Raportit edellisista Tuotteet Tuotteet Tuotetiedot ja -hinnat Toimittajat Toimittajien tiedot Ostoalennukset Toimittajien antamat ostoalennukset tuoteryhmittäin Raportit Raportit edellisista Päivitysajot OVT-päivitys Toimittajien tuote, hinta ja alennuspäivitykset Hintojen laskenta Lasketaan tuotteille ohjemyyntihinnat Tuotteiden poisto Voi poistaa annetun koodialueen tuotteet Toimittajan poisto Voi poistaa toimittajan ja sen hinnat Apua Käyttöohjeita Nämä ohjeet Lisätietoa Tietoa asennuksesta, vaatimuksista yms. Tietoa ohjelmasta Lyhyt kuvaus, yhteystiedot 2.2. LOMAKKEET JA DIALOGIT Lomakkeissa selataan, lisätään poistetaa ja muutetaan tietoja. Niissä kaikki käsiteltävät tiedot näkyvät kerralla ja muokkaus tapahtuu suoraan. Joihinkin kenttiin muutoksen yhteydessä haetaan tieto automaattisesti toisesta tietokannasta, jos se löytyy. Dialogeissa on automatisoitu toimintoja, jotka vaativat laskentaa tai useaan kenttään vaikuttavaa tapahtumaa, esim. ohjehintojen laskenta, varastotietojen päivitys, lähetteen ja laskun tulostus, laskun suoritus, raportoinnit. 2.3. NÄPPÄIMET 2.3.1. Valikot Valikoista ja painikkeista voi valita hiiren lisäksi näppäimillä painamalla [Alt]-näppäin pohjaan ja valikkotekstin alleviivattu kirjain. 2.3.2. Selaus Lomakkeiden tietuevalinnassa on käytössä seuraavat näppäinet: - [Home] siirtyy ensimmäiseen tietueeseen (*) - [End] -"- viimeiseen -"- (*) - [PgUp] -"- edelliseen -"- (*) - [PgDn] -"- seuraavaan -"- (*) - [F2] aloittaa tietueen muokkaamisen (*) - [F3] hyväksyy tehdyt muutokset - [F4] hylkää tehdyt muutokset - [F5] lisää uuden tietueen (*) - [F8] poistaa esillä olevan tietueen (*) - [Ctrl]-näppäimen painaminen ennen (*) merkittyjä kohdistaa toiminnon alatauluun Taulukoissa riveillä liikkuminen tapahtuu edellisestä hieman poiketen: - nuoli ylös -"- edelliselle riville - nuoli alas -"- seuraavalle -"- - [Home] siirtyy ensimmäiselle -"- - [End] -"- viimeiselle -"- - [PgUp] -"- näytöllisen ylöspäin - [PgDn] -"- näytöllisen alaspäin 2.3.3. Muokkaus Lomakkeiden muokkauksessa on käytössä mm. seuraavat näppäimet: - [Sarkain] siirtyy seuraavaan kenttään - [Vaihto]+[Sarkain] siirtyy edelliseen kenttään - nuolet kentässä liikkumiseen - [Del], [Insert] ja [<-] kentän muokkaamiseen - [Esc] peruu kenttään tehdyt muutokset Taulukoissa edellisten lisäksi: - [Enter] aloittaa ja lopettaa kentän muokkauksen 3. TIEDOSTO Tästä valikosta ylläpidetään asiakastietoja ja laskutuksessa käytettäviä parametreja, sekä talletetaan ikkunoiden sijainnit ja suoritetaan tietokannan ylläpito. 3.1. ASIAKKAAT 3.2. PARAMETRIT 3.3. RAPORTIT 3.4. TIETOKANTA 4. TUOTTEET Tästä valikosta ylläpidetään tuotetiedot hintoineen ja toimittajatiedot alennustaulukoineen. Valikosta suoritaan myös tuotteiden päivitykset sekä myyntihintojen laskenta. 4.1. TUOTTEET 4.2. TOIMITTAJAT 4.3. OSTOALET 4.4. RAPORTIT 4.5. PÄIVITYSAJOT 4.5.1. OVT Päivitys 4.5.2. Hintojen laskenta Lähetteitä tehdessä käytetään tuotteen omia ohjehintoja, ei toimittajien hintoja. Ohjehinnat määritetään ostohinnoista lisäämällä niihin sopiva kate. Hintojen laskennassa tämä suoritetaan vaikka koko hinnastolle yhdellä kerralla. 4.5.2.1. Rajaukset Käsiteltävä tuoteala pitää antaa ja sen lisäksi joukkoa voi rajata tuotenumeron mukaan. 4.5.2.2. Laskentatapa Uusi ohjehinta lasketaan lisäämällä omaan ostohintaan kate. Ostohinta lasketaan uusimman mukaan seuraavista: toimittajan ohjehinta-alennus, toimittajan nettohinta, tuotteen viimeinen hinta. Kate saadaan parametreista hintaluokittain (esim. TUOTE.KATE10, kun ostohinta<10), tai se on kaikille sama (jos tässä annetaan Kate%). 4.5.2.3. Kate tuoteryhmittäin Jos katteen haluaa määritellä tuoteryhmittäin, sen voi tehdä laatimalla erillisen luettelon, johon kirjaa tuotealueet ja niiden kateprosentit, ja suorittamalla sen mukaan laskennan moneen kertaan. 5. LÄHETTEET Tästä valikosta syötetään lähetteet ja suoritetaan varsinainen laskutus. 5.1. LÄHETTEET 5.2. LASKUT 5.3. RAPORTIT 6. YHTEYSTIEDOT Ari Laine Kirkkotie 50 FIN-27100 Eurajoki gsm: 0440-227190 email: aritlai@nic.fi